Todo Sobre Las Hojas de Ruta en La Gestión de Proyectos

Una hoja de ruta es una especificación gráfica de elevado grado de las metas y entregables del plan presentados en una línea de tiempo.

A diferencia del proyecto del plan, donde se desarrollan los detalles, la hoja de ruta debería ser fácil y libre de minucias.

Esto provoca que la hoja de ruta del plan sea un instrumento eficaz para gestionar las expectativas de las piezas interesadas, así como para comunicar planes y coordinar recursos con otros grupos.

Una hoja de ruta del plan debería contener lo próximo:

  • Metas y fines del plan;
  • Una línea de tiempo que sugiere el horario;
  • Hitos y entregables relevantes;
  • Posibles peligros;
  • Dependencias.

¿Por qué necesita una hoja de ruta del proyecto?

Una vez que inicia un plan, lo más factible es que tenga muchas variables a las que hacer un seguimiento. ¿Cómo gestionas todo el contenido? ¿Cómo se divide el trabajo entre los miembros de su equipo? Más relevante todavía, ¿cómo ejecuta un seguimiento de las muchas labores, ideas y recursos sin atascarse con los detalles?

Una hoja de ruta otorga una vista panorámica del plan sin entrar en pequeños detalles. Esto lo convierte en un instrumento fundamental para los directores de proyectos delegados a mantener al tanto a los interesados ​​sobre el alcance y el desarrollo de un plan.

Esencialmente, una hoja de ruta del plan es eficaz para cualquiera que necesite una vista a grado macro del plan. Es un instrumento fundamental de la administración de proyectos, ya que además ayuda en el desarrollo de una estrategia de plan más completo.

¿Cómo puede ayudarte una hoja de ruta del proyecto?

Estas son varias de las maneras en que una hoja de ruta del plan puede contribuir a su administración de proyectos:

Comunique las metas a su equipo

Una hoja de ruta del plan es un archivo bastante visual que explica precisamente las metas de su plan. Cuando su equipo comprende sus fines, les resulta más simple concentrarse en labores concretas.

Además ofrece una explicación general del plan, que puede ayudarlo a usted y a su equipo a estimar el tiempo solicitado para terminar cada fase del plan. Además, le recuerda a su personal la línea de base del plan para que no se desvíen a lo largo de la fase de ejecución.

Reconocer las labores prioritarias

Una hoja de ruta de administración de proyectos puede ayudarlo a detectar los periodos de su plan que exigen la más grande atención. Además puede dar una perspectiva general querida de la dificultad y el esfuerzo involucrado. En la mayoría de los casos, un más grande desarrollo de estas fases conduce a mapas de productos.

Las hojas de ruta de productos son semejantes a las hojas de ruta de proyectos, excepto que brindan una explicación general de la perspectiva y el periodo de vida de un producto en especial.

Comunicación con las piezas interesadas

Una encuesta de administración de proyectos elaborada por KPMG señaló que solo una de cada tres empresas lleva a cabo proyectos que posiblemente cubran a sus piezas interesadas.

Esta insatisfacción se debería a las expectativas de las piezas interesadas de que los conjuntos se adapten a cambios menores a lo largo del proceso de ejecución. Esto provoca que los proyectos se desvíen de sus fines originales, lo cual conduce a la pérdida de productividad.

Una hoja de ruta de administración de proyectos ayuda a evadir la carencia de comunicación en medio de las piezas interesadas y su equipo al asegurar que todos se mantengan en el mismo camino. Además puede poner en claro a las piezas interesadas los pasos que se tomaron a lo largo de la ejecución del plan.

El software de planificación de rutas puede ayudar al hacer posible que las empresas planifiquen sus rutas de manera más eficiente, lo que ahorra tiempo y dinero, con automatización de procesos, cálculo de hoja de ruta, formularios digitales, etc..

El uso de formularios digitales para empresas te ayudará a reducir costos, a agilizar los procesos comerciales y a mejorar la eficiencia en la recolección y análisis de información.

Desafíos de la hoja de ruta de un plan

Pese a sus beneficios, la hoja de ruta de un plan conlleva sus retos:

  • Su hoja de ruta solo debería proveer una especificación general del plan y eludir detalles que tienen la posibilidad de ser difíciles de comprender de un vistazo;
  • Los equipos comúnmente se enfocan mucho en la investigación y ejecución del plan en la hoja de ruta y descuidan las pruebas y la retroalimentación;
  • Es más factible que la hoja de ruta de un plan tenga éxito una vez que todos los equipos y las piezas interesadas estén de acuerdo con ella.

La hoja de ruta de su plan debería funcionar primordialmente como una «fuente exclusiva de verdad» para que las piezas interesadas y los equipos del plan comprendan las metas, el alcance y otros detalles de alto grado.